Veelgestelde vragen
Hoe meld ik een probleem
Je organisatie biedt een lijst met soorten incidenten waarvoor het aanbeveelt deze te kiezen voor je rapport. Je hebt ook altijd de mogelijkheid om zelf aan te geven wat voor soort incident het is.
Alle medewerkers, leden, aannemers of derden die zichzelf in een situatie bevinden waarin wettelijke of ethische problemen kunnen ontstaan of die worden aangegeven in de gedragscode kunnen hun zorgen uiten.
Dat mag je zelf kiezen. Het maakt geen verschil of je een melding doet via de website of telefonisch. De callcentermedewerkers volgen dezelfde stappen voor het doen van een melding als die je volgt op de website. Je zorg wordt hoe dan ook altijd vertrouwelijk ontvangen, anoniem (als je dat wenst) en wordt alleen naar specifieke personen geleid binnen de organisatie en onze externe juridische raad, die verantwoordelijk zijn voor de evaluatie van de informatie die je hebt verschaft.
Wat kan ik verwachten tijdens het meldingsproces
Iedereen die voor of namens Sodexo werkt, kan melding doen. Het is ook toegankelijk voor elke partij waarmee ons bedrijf een zakelijke relatie heeft of heeft gehad (zoals zakenpartners, leveranciers, aandeelhouders, bemiddelaars, distributeurs, vertegenwoordigers en consumenten) die melding willen maken van mogelijk wangedrag.
Als u wangedrag vermoedt en oprecht van mening bent dat de zaak niet via de beschikbare kanalen kan worden afgehandeld, kunt u gebruik maken van de Sodexo Speak Up Ethics Line service. Dit biedt u de mogelijkheid om uw zorgen vertrouwelijk en in uw eigen taal ter sprake te brengen. De Sodexo Speak Up Ethics Line wordt beheerd door een onafhankelijke derde partij en is 24 uur per dag, 7 dagen per week en 365 dagen per jaar beschikbaar.
Medewerkers van Sodexo kunnen op MijnHR de handleiding voor het gebruik van Sodexo Speak Up in de Nederlandse situatie raadplegen.
Iedereen die via Speak Up een zorg uit, wordt beschermd. U kunt erop vertrouwen dat u niet zult worden benadeeld als u een vermoeden van wangedrag ter sprake brengt. Bedreigingen of vergeldingsmaatregelen worden niet getolereerd.
Het is mogelijk uw bezorgdheid anoniem te uiten (indien toegestaan door de wetgeving van uw land). Wij raden u echter aan uw identiteit bekend te maken, aangezien het voor ons ingewikkelder, en in sommige gevallen zelfs onmogelijk, is om anonieme meldingen te onderzoeken.
Nadat u een melding heeft gedaan (online of per telefoon) ontvangt u een unieke code, een "toegangsnummer". Dit nummer kan worden gebruikt om terug te bellen of om toegang te krijgen tot de website van Sodexo Speak Up om de voortgang van uw melding te volgen.
Alle meldingen die Sodexo ontvangt, worden geregistreerd in een beheersysteem. Afhankelijk van de aard, de urgentie en de mogelijke impact van uw melding, wordt het dossier behandeld door de bevoegde dossierbeheerder.
De meldingen worden binnen een termijn van drie tot zes maanden behandeld, zodat de noodzakelijke maatregelen kunnen worden genomen, ongeacht de betrokken personen.
Als u van mening bent dat uw zorg of een klacht die tegen u is ingediend, niet naar behoren is behandeld of dat een onderzoek niet correct is uitgevoerd, kunt u de Group Ethics Officer hiervan op de hoogte stellen.
Meer informatie: Voordat u een rapport opstelt, raden wij u aan de volgende documenten te lezen:
Alle verzonden meldingen worden alleen naar specifieke personen binnen je organisatie geleid en een externe juridische raad, die verantwoordelijk is voor het beoordelen en evalueren van de specifieke categorie informatie die je hebt aangegeven. Elk van deze ontvangers heeft ruime ervaring met het beoordelen van zaken en uitvoeren van onderzoek op een zorgvuldige, onpartijdige en vertrouwelijke manier.
Vergelding van of wraak nemen op iemand voor het melden van of deelnemen aan het onderzoek naar een klacht is verboden. Iemand die betrokken is geweest bij vergelding of wraak kan disciplinaire maatregelen verwachten. Mocht je op een bepaald moment van mening zijn dat er wraak op je is genomen of er vergelding plaatsvindt omdat je een zorg hebt geuit of hebt deelgenomen aan een onderzoek naar een geuite zorg, meld dit dan zo spoedig mogelijk zodat het direct goed kan worden onderzocht.
Het opvolgen van een probleem
Je kunt een persoonlijk wachtwoord aanmaken dat je kunt gebruiken om de status en updates van de melding te controleren nadat je het hebt verzonden. Je kunt niets meer wijzigen, maar je kunt wel extra informatie toevoegen via het privé berichtenbord dat automatisch wordt aangemaakt bij een melding.