Foire aux questions
Comment signaler une préoccupation
Votre organisation fournit une liste des types d'incidents parmi lesquels elle vous recommande de choisir pour soumettre votre rapport; cependant, vous avez toujours la possibilité de saisir votre propre type d'incident.
Tous les employés, membres, prestataires, ou tierces parties qui se trouvent confrontés à une situation susceptible de poser un problème juridique ou éthique, ou face à une situation figurant dans le Code de conduite, peuvent faire part de leur préoccupation.
Ce choix vous revient entièrement et n’a aucune incidence sur le traitement de votre rapport. Les agents du centre d’appels suivent la même procédure pour remplir un rapport au téléphone que celle que vous utiliseriez pour le remplir en ligne. Quelle que soit l’option retenue, votre préoccupation sera traitée de façon confidentielle et anonyme (si vous le souhaitez), puis transmise à des personnes spécifiques au sein de l'organisation et à notre conseiller juridique indépendant afin d’évaluer les informations fournies.
À quoi s’attendre durant la procédure de signalement
Toute personne travaillant pour ou au nom de Sodexo peut procéder à un signalement. Cela est également possible pour toute partie prenante avec laquelle notre Entreprise entretient ou a entretenu un quelconque type de relation commerciale (comme des clients, des fournisseurs, des actionnaires, des agents, des distributeurs, des représentants et des consommateurs) souhaitant faire part de ses préoccupations sur une fraude éventuelle.
Si vous suspectez une conduite inappropriée et pensez sincèrement que cette question ne peut être traitée par les canaux disponibles, vous pouvez utiliser le service Speak Up Ligne Ethique. Cela vous permettra de faire part de vos préoccupations de manière confidentielle et dans votre propre langue. Sodexo Speak Up est géré par une société indépendante et disponible 24h/24 et 7j/7, 365 jours par an.
Toute personne qui effectue un signalement est protégée. Soyez assuré que vous ne souffrirez pas d'avoir soulevé de bonne foi des préoccupations à propos d'une mauvaise conduite présumée. Toute forme de menace ou de représailles ne sera pas tolérée. Les représailles sont traitées comme une affaire disciplinaire.
Vous pouvez faire part de vos préoccupations de manière anonyme (lorsque la législation de votre pays l’autorise). Nous vous encourageons toutefois à révéler votre identité, car il est plus difficile, voire impossible dans certaines circonstances, d’examiner les signalements anonymes.
Lorsque vous aurez terminé votre signalement (en ligne ou par téléphone), vous recevrez un code unique appelé « numéro d'accès ». Vous pouvez l’utiliser pour rappeler ou accéder au site web Sodexo Speak Up Ligne Ethique pour vérifier l’avancée de votre signalement.
L’ensemble des signalements reçus par Sodexo sont consignés dans un système de gestion des cas. Selon la nature, l’urgence et l’impact potentiel de votre signalement, le cas sera traité par le responsable concerné.
Les rapports seront traités dans un délai raisonnable, compris entre trois et six mois, notamment pour que les mesures appropriées soient prises, quelles que soient les personnes concernées.
Si vous estimez qu’un signalement que vous avez soumis ou dont vous avez fait l’objet n’a pas été traité de manière appropriée ou qu’une enquête n’a pas été correctement menée, veuillez en informer le Directeur Ethique Groupe.
En savoir plus: Avant de procéder à un signalement nous vous encourageons à lire les documents suivants:
L’ensemble des rapports envoyés sont transmis à des personnes spécifiques au sein de votre organisation, ainsi qu’à un conseiller juridique indépendant ; ces personnes sont responsables de l’examen et de l’évaluation d’une catégorie spécifique d'informations, dans votre cas, celles que vous avez soumises. Chacune de ces personnes possède une vaste expérience pour analyser la situation et mener une enquête de façon rigoureuse, impartiale, et confidentielle.
Les représailles à l’encontre d’une personne qui signale un problème ou qui participe à l’enquête sont strictement interdites. Toute personne reconnue comme ayant pris des mesures de représailles pourra faire l’objet d'une procédure disciplinaire. Si vous pensez avoir fait l'objet de représailles après avoir signalé un problème ou participé à une enquête, veuillez le signaler immédiatement afin que les mesures d’investigation appropriées puissent être prises.
Suivi d'un signalement
Vous aurez la possibilité de créer un mot de passe personnel que vous pourrez ensuite utiliser pour consulter le statut et les mises à jour de votre rapport une fois celui-ci déposé. Vous ne pourrez pas modifier votre rapport, mais vous pourrez y ajouter des informations complémentaires en utilisant le tableau d’affichage privé qui est automatiquement créé avec chaque rapport.