Vanlige spørsmål
Sånn rapporterer du om en bekymring
Organisasjonen du jobber for tilbyr en liste av ulike hendelser som den anbefaler for rapporten din, men du har alltid muligheten til å angi din egen hendelsestype.
Alle medarbeidere, medlemmer, kontraktører eller en tredjepart som befinner seg i en situasjon som kan føre til juridiske eller etiske problemer, eller som opplever en situasjon som kan identifiseres i adferdsreglene, kan sende inn en bekymringsmelding.
Du velger selv om du vil opprette en rapport på nettstedet eller via telefon. Kundesentermedarbeiderne følger de samme trinnene for rapportfylling som du må gjøre på nettstedet. Uansett hva du velger, blir bekymringsmeldingen din mottatt konfidensielt og anonymt (hvis du velger dette). Deretter blir den videresendt til relevante medarbeidere i organisasjonen og det uavhengige juridiske rådet vårt som er ansvarlig for å evaluere informasjonen som du har sendt inn.
Hva kan du forvente i rapporteringsprosessen
Alle som jobber for eller på vegne av Sodexo er kvalifisert til å sende inn en rapport. Den er også åpen for enhver part som selskapet vårt har eller har hatt et kommersielt forhold til (for eksempel forretningspartnere, leverandører, aksjonærer, agenter, distributører, representanter og forbrukere) som ønsker å rapportere en klage på potensiell feil oppførsel.
Hvis du mistenker feil uredelig oppførsel og mener at det ikke kan løses gjennom de eksisterende prosessene, kan du kontakte Sodexo Speak Up Ethics Line. Dette lar deg uttrykke problemene dine tydelig og eget språk. En uavhengig tredjepart administrerer Sodexo Speak Up Ethics Line, som er åpen 24 timer i døgnet, 365 dager i året.
Alle som uttrykker et problem gjennom Speak Up er beskyttet. Vær oppmerksom på at du ikke vil møte konsekvenser for å rapportere legitime bekymringer om mistenkt feil oppførsel. Trusler eller gjengjeldelse av noe slag vil ikke være tillatt. Represalier anses som et disiplinært spørsmål.
Du har muligheten til å dele bekymringene dine anonymt (der det er tillatt i henhold til lovene i ditt land). Vi oppfordrer deg imidlertid til å dele din identitet fordi det er vanskeligere, og i noen tilfeller umulig, for oss å undersøke anonyme rapporter.
Etter å ha fullført rapporten (enten online eller via telefon), vil du bli gitt en unik kode kjent som et "tilgangsnummer". Dette nummeret kan brukes til å ringe tilbake eller sjekke Sodexo Speak Up-nettstedet.
Sodexo loggfører alle mottatte rapporter inn i et saksbehandlingssystem. Saken vil bli behandlet av den aktuelle saksbehandleren basert på alvorlighetsgraden av rapporten og den potensielle effekten av rapporten din.
Rapportene skal behandles innen en rettferdig tidsramme på tre til seks måneder, og sikre at hensiktsmessige tiltak iverksettes uavhengig av personene som er involvert.
Hvis du mener at din klage eller en bekymring mot deg ikke ble håndtert på riktig måte, eller at en henvendelse ikke ble utført på riktig måte, vennligst gi beskjed til konsernets etikkansvarlig.
Sodexo Group Etikkkontor: 255 quai de la Bataille de Stalingrad 92866 Issy-les-Moulineaux Cedex 9 – Frankrike
Mer informasjon: Før du fortsetter med en rapport, oppfordrer vi deg til å lese følgende dokumenter:
Alle innsendte rapporter når bare bestemte enkeltpersoner i organisasjonen din samt et uavhengig juridisk råd som er ansvarlig for å vurdere og evaluere den bestemte informasjonskategorien du har sendt inn. Alle mottakerne har bred erfaring med saksvurdering og etterforskning på en grundig, upartisk og konfidensiell måte.
Gjengjeldelse mot noen som rapporterer eller deltar i etterforskningen rundt en klage, er forbudt. Personer som har engasjert seg i gjengjeldelser eller disiplinærhandlinger. Hvis du på et tidspunkt tror at du har vært utsatt for gjengjeldelse fordi du har sendt inn en bekymringsmelding eller deltatt i etterforskningen av denne, ber vi om at du rapporterer dette umiddelbart, sånn at vi kan etterforske saken.
Oppfølging av en bekymring
Du kan lage et personlig passord som du kan bruke til å sjekke rapportens status og oppdateringer etter at den er sendt inn. Du kan ikke endre noe, men du kan legge til mer info ved å bruke sakens private meldingstavle som lages automatisk sammen med en rapport.